BaFin-konformes Bezahlsystem für Mittagessen, Kleinstbeträge und Teilnahmegebühren

Mit KIKOM Pay vereinfachen Sie Ihre Buchungs- und Abrechnungsprozesse nicht nur beim Thema Essensbestellung gegenüber Caterern und Sorgeberechtigten. Sie können sogar Ihre Bargeldkassen weitgehend auflösen und Kleinstbeträge sowie Teilnahmegebühren über das KIKOM Pay Bezahlsystem abwickeln.

Ihr Verwaltungsaufwand reduziert sich so dank KIKOM Pay auf ein Minimum.

Integrierte Bezahlfunktion für Eltern

Sorgeberechtigte können schnell, sicher und unkompliziert über KIKOM Zahlungen leisten. Per Kreditkarte, inkl. SocialCard (Bezahlkarte für Geflüchtete) oder Lastschriftverfahren können Sorgeberechtigte vorab Guthaben über ihre KIKOM App aufladen und mit vorhandenem Guthaben erforderliche Zahlungen direkt aus der App heraus ohne Systembruch durchführen. Die Menüs und Zutaten werden in 32 Sprachen übersetzt.

Frei definier- und hinterlegbare Bestell- und Stornofristen regeln die zeitgerechte Abwicklung der Bestellprozesse. Bei Krankmeldung innerhalb der gesetzten Stornofrist wird somit der Bestellvorgang automatisch storniert und der ursprünglich bezahlte Betrag in Echtzeit dem Guthaben wieder hinzugefügt.

Erinnerungen an offene Buchungen oder einen Fristablauf werden direkt per Push-Nachricht an die Sorgeberechtigten geschickt. Über Abrechnungsbelege haben Sorgeberechtigte die getätigten Bestellungen jederzeit im Blick. Beim Verlassen der Einrichtung kann das Restguthaben automatisch ausbezahlt werden.

Steuerung von Preisen und Bestellungen durch die Einrichtung

Mit KIKOM Pay haben Einrichtungen die Preisbildung selbst in der Hand. Pro Gericht, Menü oder für sonstige Zahlungen, z.B. einen Ausflug oder das Bastelgeld, kann die Einrichtung den Preis, den die Sorgeberechtigten bezahlen müssen, selbst festlegen.

Bildungs- und Teilhabepakete, die in den Stammdaten der Kinder hinterlegt sind, werden bei Bestellung durch die Sorgeberechtigten automatisch verrechnet.

Falls gewünscht oder erforderlich, sind Nachbuchungen von Essen durch berechtigte Mitarbeitende in der Einrichtung ebenfalls möglich. Eine Verrechnung hierfür erfolgt im Nachgang mit den Sorgeberechtigten.

Kein Verwaltungsaufwand – Reibungsloser Prozess durch integriertes Gesamtsystem

Durch das vollautomatisierte Abrechnungssystem von KIKOM Pay sind Monatsabrechnungen mit Stückzahlen im System jederzeit abrufbar. Es erfolgen eine automatisierte Belegerstellung zur Abrechnung mit Lieferanten (z. B. Caterer / Küche) und Behörden (BuT) sowie eine detaillierte Dokumentation und entsprechende Nachweisführung über Zahlungsvorgänge gemäß den gesetzlichen Anforderungen.

Liefer- und Bestelllisten liegen jederzeit zugriffsberechtigten Mitarbeitenden und angeschlossenen Caterern automatisch vor. Bestell- und Zahlungserinnerungen an Sorgeberechtigte werden per Push-Nachricht verschickt.

Ihr Verwaltungsaufwand reduziert sich auf ein Minimum.

Das einzigartige Gesamtsystem KIKOM Pay erfüllt höchste regulatorische Anforderungen zur Vermeidung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung

Die Umsetzung des KIKOM Pay Bezahlsystems erfolgt in vertraglich geregelter Zusammenarbeit mit der VR-Payment GmbH (VR-Payment), einem von der BaFin zugelassenen E-Geld-Institut. Die von den Sorgeberechtigen vorab aufgeladenen Guthaben werden direkt über das von VR-P treuhänderisch verwaltete Sammelkonto virtuell der richtigen Einrichtung zugeordnet und bei Durchführung eines Bezahlvorgangs korrekt gebucht. Die InstiKom GmbH als Anbieterin und Betreiberin der KIKOM Anwendung hat keine Zugriffsmöglichkeiten auf die im Rahmen der Nutzung von KIKOM Pay ein- bzw. ausbezahlten Gelder und stellt lediglich die Plattform für die vollautomatisierte und rechtskonforme Abwicklung aller Transaktionen zur Verfügung.

Gemeinsam mit VR-Payment sorgen wir für die regulatorisch saubere Abbildung der technisch höchst komplexen Mechanismen zur Vermeidung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung.

Somit bieten wir Ihnen als Träger und Einrichtung ein vollintegriertes, automatisiertes Gesamtsystem, dass Ihnen sämtliche Entscheidungshoheit gegenüber Caterer und Sorgeberechtigten gibt und gleichzeitig eine rechtssichere und datenschutzkonforme Abwicklung gewährleistet.

Die wichtigsten regulatorischen Aspekte

Kontoführung bei BaFin-zugelassenem Geldinstitut

Die Kontoführung der treuhänderisch verwalteten Gelder erfolgt ausschließlich durch ein Geldinstitut mit Zulassung der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin).

Sämtliche Zahlungsströme nachprüfbar

Sämtliche Transaktionen und Zahlungsströme sind jederzeit durch die Aufsichtsbehörden, z.B. die BaFin, nachprüfbar.

Legitimation durch regulierte Geschäftspartnerprüfung

Jeder berechtigte Empfänger einer Geldtransaktion (Einrichtung, Träger) muss vorab im Rahmen einer bankenseitig verbindlichen Geschäftspartnerprüfung aus Gründen vorbeugender Maßnahmen zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung legitimiert worden sein (Know-Your-Customer = KYC)

Aktive Zustimmung durch Sorgeberechtigte wird rechtssicher eingeholt

Die Käufer (i.d.R. Eltern) einer Leistung (z.B. Mittagessen) müssen gemäß gesetzlichen Verpflichtungen vorab aktiv jedem einzelnen Bezahlprozess zustimmen. Höhe und Verwendungszweck des Geldbetrages müssen den Käufern gegenüber vor jedem Bezahlprozess klar definiert worden sein.

Transparenz über Guthaben zu jeder Zeit

Die Käufer bleiben systemseitig jederzeit transparent über die Verwendung Ihres Guthabens informiert.

Rechtsichere Dokumentation

Rechtssichere Dokumentation aller relevanter Aktionen im Rahmen der Nutzung von KIKOM Pay, um etwaigen Nachweispflichten jederzeit und vollumfänglich nachkommen zu können.