Die Software und Applikationen der InstiKom GmbH wurden speziell für Einrichtungen der Sozialwirtschaft entwickelt, um die Kommunikation zwischen Eltern / Angehörigen und der Einrichtung/ Team zu erleichtern, schneller und transparenter zu gestalten. Der Schutz der bei der Anwendung der Software / Apps verarbeiteten personenbezogenen Daten steht für uns an erster Stelle. Wir arbeiten kontinuierlich daran ein optimales Schutzniveau zu gewährleisten, dass sowohl die Vertraulichkeit der Daten sichert, als auch dem alltäglichen Arbeiten als Nutzer und Betroffener gerecht wird.
Wir verpflichten uns, die gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz einzuhalten und bemühen uns, stets die Grundsätze der Datenvermeidung und der Datenminimierung zu berücksichtigen.
1. Name und Anschrift des Verantwortlichen
Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten der Europäischen Union sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:
InstiKom GmbH
Vertr.d.d. Geschäftsführerin Julia Amann
Schweinfurter Str. 11
97080 Würzburg
Telefon: +49 931 780 997 70
E-Mail: info@instikom.de
Der betrieblich bestellte Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist unter folgenden Kontaktdaten zu erreichen:
InstiKom GmbH, datenschutz@instikom.de, 0931 780 997 70
2. Begriffserklärungen
Wir haben unsere Datenschutzerklärung nach den Grundsätzen der Klarheit und Transparenz gestaltet. Sollten dennoch Unklarheiten in Bezug auf die Verwendung von verschiedenen Begrifflichkeiten bestehen, können die entsprechenden Definitionen hier [https://dsgvo-gesetz.de/art-4-dsgvo/] eingesehen werden.
3. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten wie bspw. Ihren Namen und Vornamen, Ihre E-Mail-Adresse und IP-Adresse usw. nur, wenn hierfür eine gesetzliche Grundlage gegeben ist. Hier kommen nach der Datenschutzgrundverordnung insbesondere folgende Regelungen in Betracht:
- Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO: Die betroffene Person hat ihre Einwilligung zu der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben.
- Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO: Die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen.
- Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO: Die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der der Verantwortliche unterliegt
- Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. d DSGVO: Die Verarbeitung ist erforderlich, um lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person zu schützen
- Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO: die Verarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde
- Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO: die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen, insbesondere dann, wenn es sich bei der betroffenen Person um ein Kind handelt
Wir weisen Sie aber an den jeweiligen Stellen dieser Datenschutzerklärung immer noch einmal darauf hin, auf welcher Rechtsgrundlage die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt.
4. Weitergabe der personenbezogenen Daten
Auch bei der Weitergabe von personenbezogenen Daten handelt es sich um eine Verarbeitung im Sinne der vorangegangenen Ziffer 3. Wir wollen Sie an dieser Stelle jedoch nochmal gesondert über das Thema der Weitergabe an Dritte informieren. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten liegt uns sehr am Herzen. Aus diesem Grund sind wir besonders vorsichtig, wenn es darum geht Ihre Daten an Dritte weiterzugeben.
Eine Weitergabe an Dritte erfolgt daher nur, wenn eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung gegeben ist. Beispielsweise geben wir personenbezogene Daten an Personen oder Unternehmen weiter, die für uns als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO tätig sind. Auftragsverarbeiter ist jeder, der in unserem Auftrag für uns – also insbesondere in einem Weisungs- und Kontrollverhältnis zu uns – personenbezogene Daten verarbeitet.
Entsprechend den Vorgaben der DSGVO schließen wir mit jedem unserer Auftragsverarbeiter einen Vertrag, um diesen auf die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorschriften zu verpflichten und Ihren Daten somit umfassenden Schutz zu gewähren.
5. Speicherdauer und Löschung
Ihre personenbezogenen Daten werden von uns gelöscht, soweit diese für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind, die Verarbeitung nicht zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind.
6. TLS-Verschlüsselung
Diese Webseite nutzt aus Gründen der Sicherheit und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie z.B. der Anfragen, die Sie an uns als Webseitenbetreiber senden, eine TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://" auf „https://" wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile. Daten, die Sie an uns übermitteln, können von Dritten nicht mitgelesen werden.
7. Erhebung und Speicherung von personenbezogenen Daten sowie deren Art und Zweck der Verwendung
a) Beim Besuch der Webseite
Beim Aufrufen unserer Webseite werden durch den auf Ihrem Endgerät zum Einsatz kommenden Browser automatisch Informationen an den Server unserer Webseite gesendet. Diese Informationen werden temporär in einem sogenannten Logfile gespeichert. Folgende Informationen werden dabei ohne Ihr Zutun erfasst und bis zur automatisierten Löschung gespeichert:
- IP-Adresse des anfragenden Rechners
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs
- Name und URL der abgerufenen Datei
- Webseite, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL)
- verwendeter Browser und ggf. das Betriebssystem Ihres Rechners sowie der Name Ihres Access-Providers
Die genannten Daten werden durch uns zu folgenden Zwecken verarbeitet:
- Gewährleistung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus der Webseite
- Gewährleistung einer komfortablen Nutzung unserer Webseite
- Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität
- Fehleranalyse
- zu weiteren administrativen Zwecken
Daten, die einen Rückschluss auf Ihre Person zulassen, wie bspw. die IP-Adresse, werden spätestens nach 7 Tagen gelöscht. Sollten wir die Daten über diesen Zeitraum hinaus speichern, werden diese Daten pseudonymisiert, so dass eine Zuordnung zu Ihnen nicht mehr möglich ist.
Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse folgt aus oben aufgelisteten Zwecken zur Datenerhebung. In keinem Fall verwenden wir die erhobenen Daten zu dem Zweck, Rückschlüsse auf Ihre Person zu ziehen.
b) Nutzung als registrierter Nutzer
Sie haben die Möglichkeit, sich auf unserer Webseite mit Ihrer E-Mail-Adresse und einem Passwort zu registrieren. Anschließend können Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort in dem geschützten Nutzerbereich anmelden.
Im Rahmen der Registrierung werden die folgenden personenbezogenen Daten seitens InstiKom verarbeitet:
- Email-Adresse des Nutzers
- Passwort
- Name
- Telefonnummer (als Kontaktinformation für die Kita/ Einrichtung)
Im Rahmen des Nutzerbereichs haben Sie die Möglichkeit auf die KIKOM-Oberfläche zuzugreifen.
Ihre personenbezogenen Angaben werden nur für die Führung Ihres Mitgliedskontos verwendet. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Grund der von Ihnen erteilten Einwilligung nach Art. 6 Abs. S. 1 lit a DSGVO.
Sie haben jederzeit die Möglichkeit, Ihre Daten in Ihrem Benutzerkonto zu ändern bzw. zu löschen und das Konto auch im Ganzen zu löschen. Wenn Sie von dieser Funktion Gebrauch machen, wird Ihr Benutzerkonto mit all den darin enthaltenen Daten unmittelbar gelöscht.
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit für die Zukunft auch durch die Zusendung einer E-Mail an folgende E-Mail-Adresse widerrufen: info@instikom.de
Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
c) InstiKom Funktionen
Wenn Sie sich bei InstiKom registriert haben, können Sie die InstiKom Funkionen nutzen. Hierzu können Sie sich nach Eingabe Ihres Zugangscodes für die Einrichtung sich mit Ihrer Einrichtung verknüpfen. Dann haben Sie die Möglichkeit, direkte Informationen der Einrichtung zu sehen und abzurufen. Zudem hat die Einrichtung die Möglichkeit, mit Ihnen in Kontakt (Telefon/E-Mail) zu treten.
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten durch InstiKom erfolgt auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, da der Nutzer sich bei InstiKom für diese Funktion selbst anmeldet.
Welche Funktionalitäten dem Nutzer zur Verfügung stehen, entscheidet die jeweilige Einrichtung. Der Nutzer wird bei Freischaltung seines Einrichtungsaccounts über den Funktionsumfang und den Umfang der Datenverarbeitung durch die Datenschutzerklärung der jeweiligen Einrichtung aufgeklärt.
d) Newsletter
Inhalt des Newsletters und Anmeldedaten
Wir senden Ihnen nur dann einen Newsletter zu, wenn Sie diesen bei uns bestellen und Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO erteilt haben. Die Inhalte des Newsletters werden bei der Anmeldung zum Newsletter konkret beschrieben. Für die Anmeldung des Newsletters reicht die Angabe Ihrer E-Mail-Adresse aus. Wenn Sie weitere freiwillige Angaben wie bspw. Ihren Namen und/oder Ihr Geschlecht machen, so werden diese ausschließlich für die Personalisierung des an Sie gerichteten Newsletters verwendet.
Double-Opt-In und Protokollierung
Für die Anmeldung zu unserem Newsletter verwenden wir aus Sicherheitsgründen, damit sich niemand mit fremden E-Mail-Adressen anmelden kann, das so genannte Double-Opt-In Verfahren. Sie bekommen daher nach Ihrer Anmeldung zu unserem Newsletter zunächst eine E-Mail mit der Bitte, Ihre Anmeldung zu bestätigen. Erst mit der Bestätigung der Anmeldung wird diese wirksam.
Des Weiteren wird Ihre Anmeldung zum Newsletter protokolliert. Zu der Protokollierung gehört die Speicherung des Anmelde- und Bestätigungszeitpunktes, Ihre angegebenen Daten sowie Ihre IP-Adresse. Wenn Sie Änderungen an Ihren Daten vornehmen, werden diese Änderungen ebenfalls protokolliert.
Widerruf
Wenn Sie unseren Newsletter nicht mehr erhalten möchten, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Hierzu können Sie auf den Link zum Abbestellen des Newsletters am Ende eines jeden Newsletters klicken oder uns eine E-Mail an folgende E-Mail-Adresse senden: info@instikom.de
Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
e) Kontaktformular / E-Mail-Kontakt
Wir stellen Ihnen auf unserer Webseite ein Formular zur Verfügung, so dass Sie die Möglichkeit haben, jederzeit Kontakt mit uns aufzunehmen. Für die Verwendung des Kontaktformulars ist die Angabe eines Namens für eine persönliche Anrede und einer gültigen E-Mail-Adresse zur Kontaktaufnahme notwendig, damit wir wissen, von wem die Anfrage stammt und diese auch bearbeiten können.
Wenn Sie uns per Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Anfrageformular inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten sowie Ihre IP-Adresse gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b und f DSGVO zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen bzw. zur Wahrnehmung unseres berechtigten Interesses, nämlich zur Ausübung unserer geschäftlichen Tätigkeit verarbeitet.
Gerne können Sie uns auch stattdessen eine E-Mail unter Verwendung der auf unserer Webseite angegebenen E-Mail-Adresse zusenden. Wir speichern und verarbeiten in diesem Fall Ihre E-Mail-Adresse sowie die von Ihnen im Rahmen der E-Mail gemachten Angaben gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b und f DSGVO zur Bearbeitung Ihrer Nachricht.
Die Anfragen sowie die damit einhergehenden Daten werden spätestens 3 Monate nach Erhalt gelöscht, sofern diese nicht für eine weitere vertragliche Beziehung benötigt werden.
8. Cookies
Auf unserer Webseite setzen wir Cookies ein. Cookies sind kleine Datenpakete, die Ihr Browser automatisch erstellt und die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden, wenn Sie unsere Webseite besuchen. Diese Cookies dienen dazu, Informationen im Zusammenhang mit dem jeweils eingesetzten Endgerät abzulegen. Eine persönliche Identifikation Ihrer Person ist durch die Cookies nicht möglich.
Die durch Cookies verarbeiteten Daten sind für die genannten Zwecke zur Wahrung unserer berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO erforderlich.
Bei dem Einsatz von Cookies unterscheidet man zwischen den technisch notwendigen Cookies und den „weiteren“ Cookies. Technisch notwendige Cookies sind dann gegeben, wenn diese zwingend erforderlich sind, um einen von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst der Informationsgesellschaft zur Verfügung zu stellen. Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies auf unserer Webseite und in unserer App:
a) Name: fe_typo_user | Typ: Persistenter Cookie | Laufzeit: 2 Wochen | Anbieter: Eigentümer der Website
Dieser Cookie wird verwendet, um eine Session-ID zu identifizieren, wenn der Benutzer sich auf der Website einloggt. Es erlaubt Ihnen als Nutzer über mehrere Browser-Sitzungen hinweg angemeldet zu bleiben.
b) Name: cookie_banner | Typ: Persistenter Cookie | Laufzeit: 1 Jahr | Anbieter: Eigentümer der Website
Dieser Cookie speichert die Einstellung, ob der Besucher mit dem Cookie-Banner in der Form interagiert hat, dass eine Festlegung stattfand, ob der Banner-Hinweis weiterhin angezeigt wird oder nicht.
c) Name: yf_oauth | Typ: Session-Cookie | Laufzeit: 1 Tag | Anbieter: Eigentümer der Website
Dieser Cookie wird verwendet, um eine Session-ID zu identifizieren, wenn der Benutzer sich in der mobilen Applikation einloggt. Ohne diesen Cookie ist ein Login in die App nicht möglich. Dieser Cookie wird nur für die Zeitdauer des Login-Prozesses gespeichert und gelöscht, sobald die Nutzung des In-App-Browsers in der App beendet wird.
Dabei wird eine zufällig erzeugte eindeutige Identifikationsnummer, die als Session-ID bezeichnet wird, in dem Session-Cookie hinterlegt. Ferner wird in diesem Cookie eine Dokumentation über Herkunft und Speicherfrist hinterlegt. Eine Speicherung anderer Daten ist über diese Cookie-Form nicht möglich. Es findet eine Löschung dieses Cookies statt, sobald Sie die Nutzung unserer Applikation beendet haben, bspw. über manuelles ausloggen oder Schließung des Browsers.
9. Rechte des Betroffenen
Ihnen stehen folgende Rechte zu:
a) Auskunft
Sie haben gemäß Art. 15 DSGVO das Recht, Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Dieses Auskunftsrecht umfasst dabei Informationen über
- die Verarbeitungszwecke
- die Kategorien der personenbezogenen Daten
- die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden
- die geplante Speicherdauer oder zumindest die Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer
- das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch
- das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde
- die Herkunft Ihrer personenbezogenen Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden
- das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten
b) Berichtigung
Ihnen steht nach Art. 16 DSGVO ein Recht auf unverzügliche Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger gespeicherter personenbezogener Daten bei uns zu.
c) Löschung
Sie haben nach Art. 17 DSGVO das Recht, die unverzügliche Löschung Ihrer personenbezogenen Daten bei uns zu verlangen, soweit die weitere Verarbeitung nicht aus einem der nachfolgenden Gründe erforderlich ist:
- die personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, noch notwendig
- zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information
- zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung nach dem Recht der Europäischen Union oder der Mitgliedstaaten, dem der Verantwortliche unterliegt, erfordert, oder zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde
- aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. h und i sowie Art. 9 Abs. 3 DSGVO
- für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gem. Art. 89 Abs. 1 DSGVO, soweit das unter Abschnitt a) genannte Recht voraussichtlich die Verwirklichung der Ziele dieser Verarbeitung unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt
- zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen
d) Einschränkung der Verarbeitung
Sie können gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aus einem der nachfolgenden Gründe verlangen:
- Sie bestreiten die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten.
- Die Verarbeitung ist unrechtmäßig und Sie lehnen die Löschung der personenbezogenen Daten ab.
- Wir benötigen die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger, Sie benötigen diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
- Sie legen Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO ein.
e) Unterrichtung
Wenn Sie die Berichtigung oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten oder eine Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 16, Art. 17 Abs. 1 und Art. 18 DSGVO verlangt haben, teilen wir dies allen Empfängern, denen Ihre personenbezogenen Daten offengelegt wurden, mit, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden. Sie können von uns verlangen, dass wir Ihnen diese Empfänger mitteilen.
f) Übermittlung
Sie haben das Recht, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
Sie haben ebenfalls das Recht, die Übermittlung dieser Daten an einen Dritten zu verlangen, sofern die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgte und auf einer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a oder Art. 9 Abs. 2 lit. a oder auf einem Vertrag gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO beruht.
g) Widerruf
Sie haben gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO das Recht, ihre erteilte Einwilligung jederzeit uns gegenüber zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Zukünftig dürfen wir die Datenverarbeitung, die auf Ihrer widerrufenen Einwilligung beruhte nicht mehr fortführen.
h) Beschwerde
Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.
i) Widerspruch
Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben oder sich der Widerspruch gegen Direktwerbung richtet. Im letzteren Fall haben Sie ein generelles Widerspruchsrecht, das ohne Angabe der besonderen Situation von uns umgesetzt wird. Möchten Sie von Ihrem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an: datenschutz@instikom.de.
10. Zuständige Aufsichtsbehörde
Die für die InstiKom GmbH zuständige Aufsichtsbehörde zum Thema Datenschutz ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht, 91504 Ansbach.